Ytringsklima under lupen

Av Aud Gjersdal

Ytringsfrihet løftes ofte opp som en kjerneverdi i biblioteksektoren og er nærmest noe vi tar for gitt. Men kan vi ta for gitt at bibliotekansatte i dag kan si sin mening på jobb uten frykt for sanksjoner? Hva skal til for å skape mer åpenhet, dialog og læring internt i bibliotekene?

For å finne svar tok Bibliotekaren en prat med Mirha Sunagic, førsteamanuensis ved Universitetet i Sørøst-Norge. Hun har doktorgrad innen ledelse og organisasjon, og forsker på ytringsklima. Hun forklarer at begrepet består av to komponenter: Psykologisk trygghet og ytringseffektivitet.

– Begge deler må være på plass for at vi kan snakke om et positivt ytringsklima, sier hun. Psykologisk trygghet innebærer at en ikke opplever risiko for negative personlige konsekvenser når en sier ifra. At det å snakke ut, oppleves som trygt. Ytringseffektivitet handler om at en opplever å bli hørt og at ytringene tas på alvor. Sunagic mener vi må snakke mer om dette, særlig om den psykologiske tryggheten på arbeidsplassen.

Grader av inkludering

Forskning – blant annet hennes egen – viser at lederstil påvirker ytringsklimaet.

– Vi har organisasjoner med et styringssett der ledere er på den hierarkiske toppen, og det er de som har mest tilgang på makt og ressurser for å kunne påvirke ytringsklimaet. De kan inkludere ansatte i beslutningstaking i ulik grad, som et tiltak for et bedre ytringsklima, sier hun. Konsulterende ledelse er en form der lederen aktivt oppfordrer til innspill, ønsker dem velkommen, men uten å være forpliktet til å ta hensyn til dem.
– Så da er det et stort spørsmål ved ytringseffektiviteten, hvordan den blir etter hvert, hvis ytringene inviteres, men aldri eller sjelden blir tatt hensyn til. Foreløpig viser forskning at det i alle fall hjelper å invitere, sier hun. Lederen kan gå videre og tillate delt beslutningstaking. Her deltar alle i beslutningen på lik linje, noe som er enda mer positivt. De ansatte forplikter seg mye mer og begynner å føle eierskap til prosjektet.
– Det er mer engasjement, og ytringer kommer som en naturlig konsekvens.

Motvilje mot medarbeiders meninger

Noen ganger er de ansatte tause om problemer på arbeidsplassen.
– Vi vet ikke når ansatte er tause om for eksempel opplevde problemer på arbeidsplassen. Så for ledere er det kjempeviktig å oppfordre til aktive innspill hele tiden, nettopp for å få fram det som eventuelt kan ligge latent, sier hun. Vi kan ikke anta at siden ansatte ikke sier ifra om for eksempel problemer og utfordringer, betyr det at alt er på stell i organisasjonen vår.

Men hva skjer når ansatte faktisk sier fra?

Det finnes ledere som ikke lytter til ansattes ytringer eller som ikke liker dem. – Ledere som ikke tar hensyn. De kan høre det som blir sagt, men det går inn det ene øret og ut det andre. Og så er det noen som ser ut til å virkelig ikke like ytringer om problemer og utfordringer på et bevisst eller mer ubevisst plan. Forskningen viser at ansatte  da opplever at de får lavere vurderinger fra sin leder når det angår jobbprestasjon, fordi de har ytret kritikk, sier hun.
– Da er det snakk om en tilsynelatende motvilje mot medarbeidernes meninger. I hvilken grad er lederen bevisst dette? I hvilken grad er denne lederen åpen for å anerkjenne andres tanker og ytringer? Eller er dette en leder som tenker at « jeg vet best»? spør Sunagic, og poengterer at vi da må bevisstgjøre lederen om at vedkommende kanskje har en annen oppfatning, fordi en lever i en litt annen virkelighet. Forskningen tyder på at ledere har en mer optimistisk oppfatning av verden. De har en annen type jobb, med flere ressurser til rådighet, har styringsrett og bestemmer mer.  

– Det er en litt annen virkelighet enn for dem uten ledermakt, sier hun, og spør videre:
– Hva skal vi forvente av ledere? Der hører sensitiviteten overfor meldingene fra deres ansatte til. Lytting – og åpenhet for oppfatninger som er annerledes enn ens egne, blant annet.

– Vi må akseptere vår feilbarlighet
Det er hevdet at en i bibliotek ofte vegrer seg for å rapportere avvik. Sunagic forteller at det i litteraturen finnes to tilnærminger til feil. Den ene er at feil er noe uønsket, noe negativt som vi forsøker å unngå. Den andre er å erkjenne at mennesker er feilbarlige og at vi må akseptere feil og heller satse på å lære av dem.

– I hvilken grad er denne lederen åpen for å anerkjenne andres tanker og ytringer? Eller er dette en leder som tenker at « jeg vet best»?

– Mirha Sunagic

– Når feil skjer, må det etableres åpenhet og læring ut fra feilene, og de må analyseres i et psykologisk trygt klima. Ellers blir det veldig lett å ty til selvforsvar, og da går det ikke. De som rapporterer sine egne feil, er heltene våre. Ikke minst de som har fordypet seg litt i hva som kan ha gått feil og søker hjelp til å reflektere videre over det, sier hun.

– Ydmyk ledelse er ledere som går foran og innrømmer sine feil – og ikke bare det, de innrømmer når de er usikre, mangler kunnskap og ber om hjelp. Forutsetningen er at vi ønsker å lære mer. Det er nesten litt som å være på vei til å bli en lærende organisasjon, der vi gjør alt vi kan for å lære og for å forbedre oss, fortsetter hun. For å få det til må det være rom for motsigelser.

– De som rapporterer sine egne feil, er heltene våre.
– Mirha Sunagic

Sparke oppover?

Ansatte i det offentlige opplever et trangere ytringsrom enn i det private. Arbeidsforskningsinstituttets medbestemmelsesbarometer for 2024 viser at 54 prosent av de ansatte ikke tør å si hva de mener om ledelsens avgjørelser. Sunagic påpeker at noe av dette kan gå ut på at det er begrensede ressurser. Vi har ledere i det offentlige som får insentiver og ressurser,  og ikke minst ordre om innsparinger og kutt, fra øverste hold. Så presses det nedover på de ansatte.
– Så skal det kuttes og fordeles. Toppledere i det offentlige, kunne, delvis i alle fall, i stedet for å bare videreføre beskjed om kutt og lignende nedover, prøve å gjennomføre kuttene på best mulig måte – kanskje skulle de heller sparke oppover i stedet. Det er bare en tanke. Det handler også om ytringsklima i ‘linjen’, sier hun. Kanskje noe å tenke over for bibliotekledere? La oss se på ytringsklima i hele «linjen».

Hvordan skal dette gå?

Biblioteksjefen kan i redaktørrollen føle usikkerhet i møte med overordnet nivå. Dersom vedkommende tillater et kontroversielt arrangement i biblioteket, kan det komme sanksjoner derfra. Sunagic påpeker at mange tror at ytringsfriheten er mer begrenset enn den faktisk er. Dersom en er bekymret og føler seg utrygg fordi en ønsker å si ifra, anbefaler hun å ta kontakt med Arbeidstilsynet. De har ressurser og kunnskap om både enkeltsaker og organisasjoner. Hun poengterer at en må holde seg innenfor sin egen arbeidsrolle, der myndighet er definert, holde seg innenfor loven og ikke minst – være saklig. Da er det som regel ingen overordnet som kan si noe på beslutningen om å ytre seg eller tillate kontroversielle arrangementer. Til syvende og sist; hvem er det som definerer hva som er ‘kontroversielt’?

– Ytringsklima er også en opplevelse

Sunagic viser til egen forskning på interne ytringer ved en stor organisasjon i Norge. Der fant hun ut at ansatte som siktet mot lederstillinger, ikke oppfattet ytringsklimaet som trygt. Problemet var at de var redd for å gå glipp av forfremmelser om de sa noe den overordnede ikke likte. Fageksperter derimot, som ikke var interessert i fremtidige lederstillinger, opplevde situasjonen ved samme avdeling og med samme ledere, helt annerledes.
– De syntes ytringsklimaet var helt topp, at lederen ville ha deres vurderinger, inklusiv kritikk. Noen ganger var de enige med lederen, andre ganger ikke. Det var helt greit, slik de opplevde det. Ytringsklima er også en opplevelse.
– De som ønsket lederstillinger følte ofte at de måtte gi inntrykk av enighet med lederen, selv om de kanskje var uenig, for å støtte opp om egen karrierebygging.

Handler om menneskeverd

Sunagic forteller at selv når en ikke tør å ytre seg eksternt, kan det fortsatt gå på den interne tryggheten. En kan være redd for en eller annen form for ‘straff’ fra internt hold eller represalier fra eksterne som ikke liker ytringen og/eller personen som ytrer seg.
– Dette handler i bunn og grunn om menneskeverd. Det å bli tatt på alvor, det å tilkjennegi egen sannhet uten noen form for avstraffelse, fortsetter hun. Det er veldig bra at vi har fått lovpålagt innføring av rutiner for intern varsling, slik at man kan si ifra på en god måte også i organisasjoner med dårligere ytringsklima. Likevel anbefaler Sunagic å tenke seg godt om før man bruker formell, intern varsling.
– De interne prosessene kan være veldig tunge.

– Ta en samtale med deg selv

– Hvis du skal si ifra, formelt eller uformelt,, må du først reflektere, sette deg ned med deg selv og virkelig vurdere hva du ønsker å oppnå med ytringen din? Er dette bare en reaktiv handling uten betydelige konstruktive resultater? Eller er det en dypere målsetting, f.eks. at en ønsker en forbedring av noe i organisasjonen for flere enn bare meg selv eller for organisasjonen som helhet? Jo mer alvorlig kritikken er, desto viktigere er det å ta den praten med seg selv.

Videre, tenker man formell varsling, må en nesten vurdere helheten i sitt eget liv. For vi vet at varsling kan gå bra, men det kan gå dårlig også.
– Så, vurder om du virkelig ønsker å bruke energi og tid på en formell varslingsprosess. Er det verdt det? Hvis det skjærer seg, spesielt hvis det er alvorlig kritikk eller varsling; klarer du å stå i det? Og det tredje er, både for uformelle ytringer og formell varsling: Forbered deg. Vi skyter ikke fra hoften her. Skal en si ifra, og jo mer kompleks saken er, desto viktigere er det å forberede seg, les deg opp på fakta. Vit hva du snakker om, kjenn hovedelementene i tematikken veldig godt, da er du klar, avslutter Sunagic.

Til syvende og sist handler det om å legge til rette for åpne og trygge samtaler – også internt i biblioteket. Som forvaltere av kunnskap og bidragsytere til en opplyst samfunnssamtale har bibliotekene et særlig ansvar å fremme en kultur der ytring møter ytring – ikke sanksjoner.

Fakta

Ytringsfrihet er en grunnleggende rettighet som er nedfelt i Grunnlovens § 100 og i menneskerettighetene. Ansattes ytringsfrihet er en del av den alminnelige ytringsfriheten. (Prop. 74 L (2018–2019) (Endringer i arbeidsmiljøloven)

Arbeidsmiljølovens § 1 c forplikter arbeidsgivere til å tilrettelegge for et godt ytringsklima.

Varsling i arbeidslivet er at en arbeidstaker sier ifra om et kritikkverdig forhold på egen arbeidsplass (i arbeidsgiveren sin virksomhet). Med kritikkverdige forhold menes forhold som er i strid lover og regler, skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten og med etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet.
Kilde: Arbeidstilsynets nettsider

Videre lesning

Arbeidstilsynet (2024)Ytringsklima.

Sunagic, M. (2020). Hvordan kan ledere bidra til å skape et positivt ytringsklima?

Sunagic, M. (2024). Trenger vi (enda) mer snakk om psykologisk trygghet?

Artikkelen stod på trykk i Bibliotekaren 1/2025

– Her kan jeg være meg selv

Av Aud Gjersdal

Ytringsklima handler ikke bare om kritikk og uenighet – det handler også om støtte, ros og å skape rom for å være seg selv. Vi er vant til å bli målt på feil og avvik, men hva med å rapportere når vi gjør noe bra? spør filosof Øyvind Kvalnes. Han mener et godt ytringsklima i bibliotek gir trygghet til å si sin mening, til å tåle uenighet og lære av hverandre.

– Hvordan definerer du ytringsklima?
– Måten folk snakker sammen på jobb. Alt fra hvordan de gir hverandre ros og støtte, til kritikk og motstand. De fleste snakker mest om kritikk og uenighet, men jeg har også med det å gi positive tilbakemeldinger, sier filosof og professor ved BI, Øyvind Kvalnes.

– Du har snakket om å heie på folk?
– Ja. Folk er så vant med å bli målt på feil og avvik gjennom rapporteringssystemer. Men vi trenger også rapportering for når folk har gjort en god jobb, sier han. Et eksempel er #Råbra, som er en metode for positive tilbakemeldinger og bedre tjenester. Det beskrives som et «system for positive avvik på jobben»[1], der en løfter frem godt arbeid for å lære av det som fungerer.

Trygt å si sin mening

Et godt ytringsklima er viktig for å trives, få til godt samarbeid og få oppklart misforståelser.
– Hvis det er noe som plager folk, bør det komme frem. Da er det trygt å si ifra om en er uenig om noe. Det er trygt å være den eneste i gruppen som mener en bestemt ting. Noen arbeidsplasser har vennlighet uten friksjon, og det er uheldig. Andre har friksjon uten vennlighet. Vi trenger uenighet, men på en vennlig måte. Da kommer også konfliktene på bordet, sier han. “Friksjon” definerer han i sin siste bok som «noe som oppstår når en part kommer med kritikk og motforestillinger til en annen parts ideer, planer, forslag eller handlemåter».

Det jeg har kommet frem til, er at selve kjernen i et godt ytringsklima trolig er at det finnes tilstrekkelig rom for friksjon. Uten motstemmer og dissens lærer vi ingenting. Samtidig er dette en kraft som må tøyles.

Øyvind Kvalnes i Friksjon – hvordan mobilisere motstemmer og samarbeidsmirakler, 2025

Taushetsmysteriet

– I et dårlig ytringsklima er folk redde for å si fra om ting, og holder sine egne meninger for seg selv. “Taushetsmysteriet” går ut på at folk har noe viktig å si – og muligheten til å si det, men velger å være tause likevel, sier han. De kan for eksempel være redde for at folk blir sinte om de sier ifra.
– Bibliotekarer er beskrevet som konfliktskye. Hvordan kan det ha betydning?
– Jeg vet ikke om det er sant. Hvis det er en gruppe med bare konfliktskye mennesker, kan det hende at konfliktene aldri kommer på bordet og blir snakket om, og da kan de fort eskalere. Det er mange konflikter som blir verre jo lengre tid det tar før folk snakker om dem, sier han, og viser til at mange oppfatter at den yngre generasjonen ofte unngår å konfrontere hverandre ansikt til ansikt, men foretrekker digitale flater, som for eksempel e-post.

Argument mot argument

– Burde en bli flinkere til å møte argument med argument?
– Ja. Og trening i å stå i uenighet. Det er ubehagelig. Friksjonsangst gjør at en blir forsiktig og går rundt grøten i stedet for å konfrontere. Det er viktig å overvinne den gjennom trening og trygge arenaer der en kan snakke sammen, sier han. Kvalnes er inspirert av filosofen Arne Næss, som mente at en ikke burde snu ryggen til dem en er uenig med. Tvert imot heller oppsøke dem.
– Det er viktig i vår tid å ikke isolere oss og bare omgås mennesker som mener akkurat det samme som en selv, sier han. Ytringsetikken kan bidra til bedre diskusjoner.

Etisk tenkning fremfor smutthullsetikk

Kvalnes er skeptisk til yrkesetiske retningslinjer.
– Jeg synes de skaper smutthullsetikk, dvs. at folk tenker at så lenge jeg følger reglene, så har jeg mitt på det tørre. En kan ikke nedfelle alt i regler, sier han. Fremfor å følge regler blindt, bør vi heller selv tenke etisk. Kvalnes forteller at vi må skjelne mellom moral og etikk: Ytringsmoral er holdninger, oppfatninger og innlærte normer som vi lever etter. Ytringsetikk er tenkning og analysering av rett og galt, og med det tar ikke følelsene overhånd. Den består av ytringsfrihet, men også ytringsansvar. Sistnevnte gir oss ansvar for å se konsekvensene av å si ifra – eller å tie. Vi har ansvar for hvordan vi ytrer oss og hvordan det går ut over andre.

Etikk og ytringsklima kan sees i sammenheng

– Etikken bidrar med et språk for å snakke sammen om rett og galt. Hvis en bare har moral uten etikk, blir det mye følelser og skriking, for da har en ikke noe språk å snakke sammen i om det som er krevende, sier han.
– Det kan være at den rådende ytringsmoralen er feilaktig eller urimelig. Da kan ytringsetikken komme inn som en korrigering. Men ingen har eierskap til hverken moralen eller etikken, dette er prosesser som skjer mellom mennesker hele tiden.

Vri litt på hvordan vi gjør ting

– Hva er de største hindrene for et godt ytringsklima?
– Det kan være at vi har så høyt tempo på arbeidsplassen at vi ikke tar oss tid til å pleie ytringsklimaet. Det trengs initiativ til å ta tak i det – og jobbe med det. Det kan være spennende å vri litt på hvordan man pleier å gjøre ting. Kanskje blir måten vi snakker sammen på bedre, dersom vi forsøker en ordning med at ledere og sterke fagfolk som dominerer mye, venter med å ta ordet og lytter til hva andre har å si, sier han. Aktivisering på arbeidsplassen er viktig for å bidra til at flere blir med i samtalen. Kanskje særlig de nyansatte.
– Nyansatte kan være en kjemperessurs for å se urimeligheter og kan se at vi gjør ting på en tungvint måte. Hvorfor gjør vi det på denne måten? Jo, fordi vi alltid har gjort det slik. Hvis vi er gode til å lytte til dem, kan vi lære masse. Vi må ta vare på de nye som kommer inn og være nysgjerrige på hva de legger merke til når de kikker seg rundt, sier han.
– Vi trenger at en opplever at her kan jeg være meg selv, her kan jeg si det jeg mener og tenker, sier han. Når ytringsklimaet er godt, får vi bedre diskusjoner, mer innovasjon og bedre tjenester til brukerne.

Foto øverst i saken: Maria Kleppe Vihovde

[1] https://shorturl.at/SRoNc